Focus 6/ Des Chefs de Projet Heureux !

Des Chefs de Projet Heureux !

Des Projets maîtrisés

Ne pas prévoir, c’est déjà gémir.
Léonard de Vinci

En principe, ça devrait marcher…

Une entreprise assure son développement et sa croissance en adaptant en permanence son fonctionnement aux réalités de son environnement. On pourrait même dire que la capacité d’adaptation de l’entreprise est un critère majeur de sa survie, à l’image de tout organisme vivant.

Des projets qui traînent

Dans les faits, un chef de projet n’a pas toujours les compétences ni surtout l’état d’esprit de cette fonction, souvent nouvelle pour lui. Il lui manque souvent des repères lui permettant de garder la maîtrise du projet qu’il est censé piloter.

D’où les projets qui traînent ou qui n’aboutissent pas au résultat escompté…

Hors budget, hors délai ? Une première raison …

Si, en théorie, mener à bien un projet consiste donc à réunir les ressources nécessaires, les mettre en oeuvre de façon organisée pour atteindre un résultat prévisible, en pratique, la démarche se heurte à un certain nombre d’obstacles.

Le premier d’entre eux, selon notre expérience de plus de dix ans en accompagnement de projets, réside dans la connaissance même de ce qu’est un projet, de ses points-clés et de son déroulement.

En entreprise, il est fréquent d’entendre un collaborateur dire « je travaille sur tel ou tel projet ». Le mot est donc répandu. Mais la compréhension de ce qu’il recouvre véritablement l’est beaucoup moins.

Ce qui ne signifie pas qu’aucun projet ne réussit, Dieu merci.

Mais combien sont hors budget ou hors délai ? Que de fois n’entend-on : Je ne sais pas ce qui se passe, mon projet n’avance pas ou Ça change tout le temps ou encore, On a du retard, mais on le sait ! ?

Les difficultés d’exécution de nombre de projets sont rarement attribuées à la confusion dans les esprits à propos de ce qu’est un projet. C’en est pourtant l’une des sources – non identifiée en tant que telle.

En général, ce n’est pas la technique qui coince, mais…

Selon notre même expérience, le « souci » avec les projets, est souvent très loin d’être uniquement de nature technique.

Mais plutôt :

• Comment gérer les changements ? (redéfinition des projets, changements demandés par le client)
• Des ressources sous-employées ou incorrectement allouées
• Comment construire l’adhésion ?
• Comment définir la stratégie pour ne pas échouer ?
• Comment motiver sans lien hiérarchique ?
• Comment amener les collaborateurs à se sentir responsables des tâches qu’on leur affecte et aller au-delà ?
• Comment motiver son chef ? Comment promouvoir les idées et convaincre ?
• Comment prévenir le risque et gérer l’imprévu ?
• Comment gérer la pression Client ?

C’est ce qu’ont formulé des participants – ingénieurs en Recherche & Développement – à une formation à la conduite de projet, dans une grande entreprise française et internationale.

Voici donc paradoxalement le deuxième obstacle rencontré par un chef de projet inexpérimenté :

s’occuper du projet au lieu de s’occuper de son client, puis de son équipe.

C’est d’autant plus difficile lorsque le chef de projet est un expert du sujet technique…

De fait, ces sources de difficultés ne sont que rarement abordées dans les formations initiales, Universités ou Grande Écoles : la communication, la dynamique, la motivation ; avec le client, entre les membres de l’équipe.

À titre d’exemple, posez la question : Qui est « le client » ? à plusieurs membres de la même équipe projet, les réponses risquent de vous surprendre…

Alors, que faire ?

Mettre un expert ? Le chiffre d’affaire ou la rentabilité sont suffisamment durs à assurer pour risquer de gaspiller les ressources temps et argent de l’entreprise…

Trouver la « perle rare » ? Oui, certes…

On ne peut pas non plus se passer de projet ni de chef de projet…

Une solution :

acquérir la compréhension de ce sujet, la connaissance relative à la structure et aux opérations d’un projet ainsi que la maîtrise de sa conduite, tant dans ses aspects techniques, liés à l’objet du projet en tant que tel, que dans ses aspects humains, liés à la dynamique d’équipe et à la relation avec les multiples acteurs du projet.

Serena-Team : Ingénieur ? Pas ingénieur ?

Les deux !

Nous ne sommes pas spécialistes de vos métiers… nous ne connaissons pas vos produits ni vos clients.

En revanche – et c’est important – nous bénéficions d’une double culture :

• Nous sommes issus du monde de l’entreprise, pour y avoir exercé des métiers tels qu’ingénieur ou commercial.
• Nous avons développé une pratique d’accompagnement centrée sur les personnes, de façon à les amener à acquérir l’aisance, la certitude et l’autonomie qui leur manquent.

À l’issue d’un programme de deux jours mené auprès d’une équipe-projet de l’entreprise évoquée ci-dessus, l’un des participants s’écria : « 2 ans en 2 jours – Nous avons compris en deux jours ce qui nous aurait pris deux ans à comprendre sinon… »

Le « secret » ? Une formation conçue sur mesure, pour clarifier les concepts de base de la maîtrise de projets et en identifier les points-clés.

Notre offre : trois modules complémentaires

Pour aider vos équipes et vos chefs de projets, nous vous proposons trois formations :

1/ Des Projets maîtrisés – comprendre les principes clés de la maîtrise d’un projet.

2/ Les talents du chef de projet – les attitudes et compétences indispensables

3/ Un projet réussi – Une équipe qui gagne – amener l’équipe à identifier et renforcer ses valeurs sûres et ce qui la bloque, puis à établir ses propres solutions.

… et un suivi

Nous acccompagnons aussi vos équipes-projets tout au long du projet, en tant que de besoin.

1/ “ Des Projets maîtrisés ”

La finalité de ce programme est de comprendre les principes clés de la maîtrise d’un projet.

Il comporte deux aspects complémentaires :

• exposer clairement la structure-type d’un projet, en mettant en évidence les points clés et les contenus spécifiques de chaque phase
• faire prendre conscience des diverses dynamiques de l’équipe projet.

Par exemple :

• Agir ou réagir lorsque le Client s’inquiète et augmente la pression sur l’équipe ?
• Que se passe-t-il lorsque l’équipe oublie de s’intéresser à son fonctionnement propre ?
• Exploiter les compétences et les points de vue de chaque membre
• Maîtriser le process du début jusqu’à la fin
• Équilibrer l’activité de l’équipe entre « organisation » et « production »
• Éviter les décisions prises à la hâte et en évaluer l’impact sur le résultat
• Mobiliser l’équipe autour de l’objectif final tout au long du process
• Piloter à distance
• Maintenir la relation client sans remettre en cause la bonne fin du projet

Avec comme conséquence, une capacité accrue à concevoir et à conduire un projet de A à Z  :

• en sachant mobiliser les hommes et les ressources qui conviennent au moment opportun et satisfaire les critères qualitatifs attendus,
• en sachant construire la vision globale d’un projet, en comprendre les tenants et aboutissants, ainsi connaître les points critiques à mettre sous contrôle.

Le déroulement repose sur l’emploi d’une simulation expérientielle, destinée à mettre les participants en situation simulée de conduite de projet. Voir aussi notre Méthodologie.

2/ Les talents du chef de projet

Ce programme se propose de faire prendre conscience au chef de projet, des attitudes et compétences qui sont indispensables pour garder tous les aspects du projet sous contrôle, et de les renforcer, comme :

• « Vendre » en permanence
• Comment faire adhérer ?
• Résoudre par la communication
• Exercer son pouvoir et son autorité
• Garder le leadership dans toutes les dimensions du projet

Jeux de management, exercices d’entraînement, études de cas et partages d’expériences sont les points d’ancrage de ce programme, établi sur mesure.

3/ Un projet réussi – Une équipe qui gagne

Parmi les caractéristiques des équipes qui réussissent, figure la capacité à faire une halte et prendre du recul : faire le point sur l’avancement du projet, examiner son propre fonctionnement d’équipe, en se posant ou se re-posant les questions essentielles.

Il s’agit de faire ressortir les acquis, mais aussi les « trous » dans la compréhension de la situation, les zones de flou et d’incertitude.

Sans s’attacher à l’objet technique proprement dit, l’accompagnement vise à mettre l’équipe en situation d’identifier ses valeurs sûres ainsi que ce qui la bloque; ensuite, d’établir ses propres solutions.

Ce programme est établi « sur mesure », après audit réalisé selon une méthodologie éprouvée.

À l’opposé d’une « formation » doctrinale et théorique, il sollicite l’implication de tous les membres de l’équipe sur le cas concret de son projet.

Conclusion

Mener à bien des projets internes ou externes est d’un intérêt vital pour l’entreprise.

Les outils d’aide à la conduite de projet sont souvent utiles ou nécessaires, mais ils ne feront jamais que ce que l’homme leur dit de faire.

De plus, au-delà de la maîtrise de l’objet technique du projet, les obstacles qui se présentent peuvent être franchis grâce à la compréhension fondamentale de ce qu’un projet doit être et comporter.

De même, la maîtrise du projet inclut inévitablement la maîtrise de la relation avec les parties prenantes, principalement le « client » et l’équipe.

Grâce à l’approche proposée, selon trois axes complémentaires, tout manager « chef de projet » peut renforcer son efficacité.

Toute équipe projet aura l’occasion de se regarder fonctionner, sur le cas réel de son projet, et ainsi d’en tirer parti pour progresser.

La science des projets consiste à prévenir les difficultés de l’exécution.
(Vauvenargues)